O smartphone te acordou uma hora mais cedo no domingo, dia 21? Quem foi trabalhar se decepcionou ao chegar uma hora antes. Quem estava atrasado gostou de ‘ganhar’ uma hora em pleno domingo. Além disso, o humor dependeu de ‘quando’ cada uma dessas histórias pessoais descobriu que seu querido aparelho havia respeitado o início do horário de verão habitual: faltou ele também considerar o decreto que prorrogou esse início em 2018.
Toda informação possui seu prazo de validade
Pelos critérios habituais, o início do horário de verão seria 21/10. Por conta das eleições desse ano, seu início foi prorrogado para 4/11. Mas coincidindo com a data do ENEM, foi cogitado prorrogá-lo para 18/11, sendo finalmente confirmado para 4/11. Dependendo do ponto em que cada um acompanhou esse assunto, três datas podem ter sido memorizadas: 21/10 (desatualizada), 18/11 (sem a informação conclusiva) ou 4/11 (bem informado ou porque nem ficou sabendo da hipótese do dia 18). Além dos que não faziam ideia alguma dessas datas.
Controle habitual e controle paralelo
No dia 21/10, minha filha e esposa acordaram uma hora mais cedo, despertadas pelos seus respectivos aparelhos. Acordei conforme um relógio de pulso. Qual a surpresa ao notar que o horário de meu smartphone estava uma hora adiantado em relação a esse relógio de pulso e um outro relógio de parede. Acessando a internet, muita gente relatou o mesmo erro também naquela madrugada. Enfim, deu tempo de presentear minha esposa com ‘uma hora a mais’ no domingo dela.
Controle de qualidade independente da execução
Um relógio analógico de pulso ou de parede sem mecanismo algum de ‘sincronizar com a rede’ ou ‘fuso horário de Brasília’ foram uma versão de controle independente para acusar o horário incorreto do horário apresentado pelos 3 smartphones. Poderia ser mais um exemplo para engrossar o caldo da receita do artigo anterior Mitigando riscos com controles internos.
Conferências no mundo corporativo
Conforme a numeração da figura, citamos como exemplos:
1-Dupla digitação: a digitação de lotes de cheques feita por dois diferentes digitadores independentes buscava destacar cheques cuja grafia de difícil legibilidade pudessem gerar divergência de interpretação entre eles ou simples erros de digitação. Havendo divergência entre os dois totais, o lote era tratado com maior cuidado.
2-Diferentes focos: quem executa busca máxima eficiência dentro de critérios suficientes de qualidade. Quem confere busca identificar falha na execução feita, seja por amostragem, seja na sua totalidade, migrando a escala entre esses extremos em função do custo x benefício em aplicar essa conferência.
3-Controles sob ótica departamental e sob ótica integrada: as áreas de negócio têm autonomia e conhecimento para implementarem controles específicos em suas atividades. Mas as áreas de apoio, tais como Gerenciamento de Riscos e Compliance podem contribuir com riscos transversais, comportamentos que alguns departamentos desconhecem e já são tratados em outros departamentos, inclusão de requisitos de política interna, regulatória e tributária, além da visão integrada da organização cujo efeito combinado dos riscos pode interferir na priorização ou criação de novos controles departamentais.
4-Cumprimento dos controles: os controles mapeados pelas áreas de negócio, por iniciativa própria ou enriquecidos com contribuição das áreas de apoio, são ‘intenções’ de seu uso dentro dos processos. A auditoria interna buscará evidências de que tais controles são efetivamente utilizados e praticados.
Evitar conflito de interesses
A conferência ser realizada por elemento hierarquicamente subordinado ao elemento executor pode inibir a ação do primeiro. Outro exemplo é evitar contratação de uma empresa prestadora de consultoria ser simultaneamente a mesma prestadora de auditoria. Havendo falhas encontradas pela auditoria, que poderia desqualificar a prestação de serviços da primeira, ela poderia reduzir sua ‘lupa’ em função de também ter rendimentos pelos serviços de consultoria.
Enfim, a cultura do ‘feito e conferido’ só faz sentido se ‘quem executa não é quem confere’ nos vários níveis (diferentes pessoas, departamentos ou até empresas). Quem confere não pode ser subordinado a quem é conferido, a fim de evitar o efeito hierárquico de inibição e possíveis represálias. Quanto mais independente for ‘quem confere’ em relação a ‘quem é conferido’, melhor é seu nível de imparcialidade. Em tarefas departamentais será comum um chefe conferir o trabalho de seus colaboradores, mas nesse caso quem confere é hierarquicamente superior, portanto, com autonomia para identificar eventuais falhas.
Em casa, apesar de ultrapassado, o relógio de pulso e de parede se mostraram úteis quanto à independência em ajuste automático de horário, nesse caso, incorretamente realizado pelos smartphones.
Mas até esses relógios irão falhar, no dia que iniciar efetivamente o horário de verão: aí terei de ajustá-los manualmente. Dessa mesma forma, tanto em casa como nas organizações, os próprios controles também devem passar por reavaliações periodicamente.
Uma boa semana a todos.
Yoshio Hada
Fontes
Resolução 4.557/17 – Gerenciamento integrado de riscos
Gestão de Riscos no Banco Central do Brasil
https://www.bcb.gov.br/htms/getriscos/Gestao-Integrada-de-Riscos.pdf
Artigos anteriores – Índice de artigos até julho/2018
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