Quem já participou de reuniões onde algumas pautas poderiam ter sido divulgadas por e-mail, WhatsApp, painéis informativos ou sistema? Além disso, com agravante dessa divulgação consumir o ‘horário nobre’ de uma reunião: o início, onde a maioria dos participantes iniciam focados na atividade. Isso reduz o tempo dedicado à busca de soluções no que deveria se aproveitar do diferencial de uma reunião: a interação humana.
Na minha rotina particular, realizo eventos virtuais em tempo real acompanhando alunos onde a premissa é que eles tenham assistido previamente às aulas gravadas, disponíveis para assistirem quando quiserem, na velocidade que quiserem e na ordem que quiserem, dentro de cada bloco de cinco ou seis aulas. Aí nesse evento esclarecemos dúvidas, aprofundamos pontos de maior interesse ou troca de pontos de vista complementares às aulas.
Qual relação com a rotina corporativa profissional? Se possível, ter o requisito de informações conhecidas com antecedência abrevia uma reunião no sentido de aproveitar mais o tempo alocado em se aprofundar e analisar o assunto, sem consumi-lo na sua divulgação em primeira mão apenas durante a reunião, obviamente exceto no caso de informações sensíveis no primeiro momento.
Uma reunião é dispendiosa sob duas óticas: a soma do custo do tempo remunerado proporcional de cada participante e o custo de oportunidade onde cada um deixa de estar desempenhando suas tarefas individuais.
Considerando esse alto custo de uma reunião, essa deveria ser aproveitada no seu maior diferencial em relação às tarefas individuais: a interação humana coletiva.
É o momento que a solução de assuntos dependentes de mais de uma pessoa ou área permite que todos se pronunciem publicamente. A interação pessoal permite ideias e opiniões diferentes terem proposição e rebate de posições dinamicamente, abreviando o tempo de idas e vindas em réplicas e tréplicas comuns em troca de e-mails, algumas vezes com falhas na escrita ou falhas na interpretação.
Nesse processo de ‘brainstorming’, o acréscimo de cada um leva a uma espiral ascendente de ideias múltiplas vezes maiores, tanto em quantidade quanto em qualidade, em relação com cada ideia individual: é a retroalimentação criativa em conjunto.
Mas um valioso espaço de tempo é dedicado à apresentação de informações, em alguns casos até no estado mais primitivo de dados (dados e informações possuem níveis diferentes de qualidade para o processo decisório). Além da extensão desse tempo, outro agravante é consumir o intervalo de tempo inicial, o horário nobre de uma reunião. Nesse momento, a maioria dos participantes está com a máxima atenção e foco, onde poderia ser suficiente apenas um breve resumo descritivo para todos iniciarem as reflexões evolutivas a partir da mesma fonte de informações.
Por exemplo, ao invés de se apresentar o nível de atraso de projetos ou tarefas recorrentes, se estes estiverem disponíveis a todos diretamente envolvidos, inclusive interagindo com esses cronogramas, numa reunião só seria levantada a pauta para ajustes naqueles com atraso. Não havendo nenhum caso de atraso, essa pauta poderia até ser abreviada apenas com seus devidos elogios.
Como diria um executivo que não me recordo se era da Toyota, mas cuja reflexão era algo do tipo: em reunião não queria discutir o que está ocorrendo dentro do planejado, porque está simplesmente dentro da normalidade esperada. Queria discutir o que não está dentro do planejado para corrigir a rota, pois é isso que precisaria solucionar muitas vezes em conjunto numa reunião com várias áreas.
E talvez até produza um efeito benéfico de reduzir o tempo total de uma reunião, visto que o tempo de busca da solução se amplia muito mais com redução mais que proporcional do tempo dedicado a divulgar as informações.
Nesse sentido, contribuímos com nossas ferramentas de calendário de obrigações acessórias e de controle de tarefas administrativas, de forma que suas reuniões se foquem apenas em aprofundar e solucionar as agendas com desconfortáveis níveis de atraso. Afinal, o restante todo mundo já estará ciente através dessa ferramenta, tanto quem realiza a tarefa como todos seus superiores hierárquicos.
Essa e outras publicações com cadocs e melhoria de processos das instituições financeiras em https://www.b3bee.com.br/site/list/publicacoes/.
Yoshio Hada: sócio administrador da B3Bee Consultoria e Sistemas, licenciando sistemas às instituições financeiras nos temas de dados abertos (Demonstrações Financeiras, Pilar 3 e Canais de Atendimento), CADOC’s (DLI 2062, COS 40XX, Saldos Diários 4111, 5011, ETF 80XX, DF 9011/9061, SVR 9800, ESG 2030, RCP 4076, Pagamentos do Varejo e Canais de Atendimento 6209), FGC405, conversão de layouts (ETL), controle de limites, calendário de obrigações acessórias ou rotinas administrativas, validação e envio de CADOCs. #pdca #melhoriacontinua #calendarioobrigacoes #controlesinternos