Compliance regulatório, como as informações das entregas obrigatórias estão chegando para sua gestão?
A matéria prima de qualquer gestor é a informação, a partir do qual é possível reportar aos demais interessados (stakeholders) e aumentar a probabilidade de tomar melhores decisões. Para isso, a informação depende de:
– Sua qualidade, pois necessita ser fidedigna ao fato retratado e sem possibilidade de múltiplas interpretações.
– Sua quantidade, pois algumas vezes é necessário um conjunto de amostras para elaborar um quadro de padrão habitual e evitar casos de exceção, seja ao longo de um período do tempo e/ou geográfico-setorial, tanto no âmbito externo ou interno da organização.
– Sua disponibilidade, pois deve ser obtida no momento adequado, sendo de menor utilidade após uma decisão já tomada ou divulgação já publicada.
No caso da consolidação do cumprimento de datas de entregas regulatórias, tais como arquivos enviados aos órgãos reguladores, publicação de resultados e demonstrações financeiras, recolhimento de tributos, entre outros, a dupla ‘e-mail e planilha’ reina absoluta com seu inegável custo x benefício favorável.
Mas esse baixo custo possui alguns riscos inerentes para reflexão, conforme a numeração da ilustração:
1: Baixa qualidade: E-mail redigido de forma textual pode gerar dupla interpretação, bastando uma vírgula fora do lugar ou esquecimento de ajuste após o efeito ‘copia-cola’, sobretudo por serem enviados de forma rápida na suposta simplicidade em reportar um cumprimento de prazo. A necessidade de solicitar confirmação do conteúdo de um e-mail mal redigido ou de difícil interpretação reinicia o fluxo de envio e recebimento tanto como se fosse a primeira vez.
2: Pequena amostragem: Ao ser controlado manualmente, a tendência é desse retorno ser parcial sobre apenas algumas entregas, muitas vezes restritas àquelas áreas com menor resistência ao controle e nem sempre necessariamente os mais importantes para a organização. Com uma amostra parcial, um atraso fica destacado desproporcionalmente, não sendo possível avaliá-lo dentro de uma imensa entrega dentro do prazo ou até mesmo se há sobrecarga numa determinada área ou colaborador, o que seria possível a partir da amostra total.
3: Informação indisponível: Dependência de solicitação da informação e respectivo intervalo de tempo para seu retorno, com eventual necessidade de reforçar a solicitação decorrido um prazo sem essa respectiva resposta. Nesse fluxo, ao assumir o protagonismo de ter de enviar esses e-mails de solicitação, é criado o ônus da iniciativa de quem necessita da informação. Durante o intervalo de tempo de ausência dessas informações, o mapa consolidado fica ‘no escuro’, sem ao menos um quadro parcial que acompanhe a dinamicidade dessas entregas.
4: Bônus para o risco de transcrição: Disseminado em vários e-mails trocados com diferentes áreas ou colaboradores, com réplicas e tréplicas de alinhamento de seu conteúdo, essas informações são em geral transcritas numa única planilha para permitir criar um quadro consolidado. Um desperdício de tempo em exigir uma etapa manual no meio de uma informação originalmente já digital para transportá-la num outro meio também digital, além do risco inerente de erro de leitura do e-mail ou de escrita na planilha. E pode piorar mais ainda, quando a área executante reabre a pendência desse envio por diversos motivos para depois reenviar a entrega, podendo manter por algum tempo a planilha desatualizada.
Como a informação é o novo petróleo, a questão é o quanto custa a ineficiência em qualidade e tempo na sua obtenção, além da saúde mental do compliance regulatório com não raros pedidos insistentes por e-mail para captura desses dados.
Se num primeiro momento é ‘de graça’ utilizar o e-mail e planilha para esse objetivo, por outro lado, quanto não está sendo perdido em relação ao cenário alternativo de obter um mapa em tempo real da situação de entrega reportada diretamente pelas áreas executantes, sem necessidade de intermediar essa coleta por conta de um processo automático, institucionalizado e impessoal?
Ficamos à disposição para apresentar os benefícios desse segundo cenário, pois seu tempo deveria estar destinado a tomar decisões e divulgar de forma consolidada e não em coletar essas informações. Tal como a agilidade do e-mail substituiu a carta e a praticidade da planilha substituiu a calculadora, já pode estar na hora de substituir ambos por uma ferramenta especializada.
Esse e outros temas relacionados ao regulatório BC, melhoria contínua e controles em https://www.b3bee.com.br/site/list/publicacoes/
#instituicaofinanceira #cadoc #bc #dadosabertos #controlesinternos #pdca #calendario Yoshio Hada: sócio administrador da B3Bee Consultoria e Sistemas, licenciando sistemas às instituições financeiras nos temas de Régua de Sensibilidade ao RSAC, Dados Abertos (Demonstrações Financeiras, Relatório do Pilar 3, Relatório do GRSAC e Canais de Atendimento), CADOC’s (DLI 2062, COS 40XX, Saldos Diários 4111, 5011, ETF 80XX, DF 9011/9061, SVR 9800, DRSAC 2030, RCP 4076, Pagamentos do Varejo e Canais de Atendimento 6209), FGC405, Conversão de layouts (ETL), Calendário de Obrigações Acessórias ou Fluxos de Execução, Validação e Envio de CADOC’s.