A sensação de repetição no retrabalho recorrente é de desperdício de tempo.
Mesmo tendo o processo mapeado, riscos e controles aplicados, o monitoramento das falhas apuradas por um controle pode indicar uma execução de baixa qualidade. Essa quantidade de não-incidentes, que só não se materializaram em incidentes por mérito do controle identificar essas falhas, têm efeitos danosos se ao invés de exceções, se tornarem regras:
-Retrabalho: todo retrabalho consumirá o mesmo ou tempo semelhante da primeira execução, quase que dobrando o tempo de uma execução de qualidade feita uma única vez.
-Aguardando o início da reexecução: poderá acrescentar mais tempo ainda pela indisponibilidade do responsável pela execução, no fim da fila de inúmeros e-mails em sua caixa de entrada, uma vez que ele considerava a primeira tarefa já concluída.
-Cultura de baixa qualidade na execução: confiando que o controle sempre identificará as falhas da execução, as tarefas são feitas sem qualidade a fim de cumprir seu primeiro prazo. Mas o tempo total do processo será maior, caso falhas sejam identificadas com necessidade de retrabalho.
-Controle sobrecarregado: o processo todo está refém desse controle nunca poder apresentar falha ou fadiga. Esse controle sendo por conferência visual, por exemplo, em algum momento poderá deixar passar erros pelo alto volume de apontamentos e repetidas conferências. A sensação de repetição pode reduzir o nível de concentração e empenho.
Continuando as reflexões do artigo https://www.b3bee.com.br/site/2023/05/18/cadoc-4111-e-gestao-de-riscos-parte-1-mapeamento-de-processos/ com caso prático da geração do cadoc 4111 de Saldos Contábeis Diários em que as numerações de 1 a 7 já foram detalhadas, expandimos esse cenário nesse mesmo exemplo.
Probabilidade e impacto de falha na execução
Como todas as alternativas de coleta envolvem os mesmos saldos, seus impactos são semelhantes. Assim, a variação do nível de risco inerente entre as três alternativas de atividades estará mais associada à probabilidade de falha entre elas.
Considerando as numerações e opções de coleta de dados já descritas no artigo anterior:
4-O usuário pode selecionar o arquivo incorreto para importação. Como essa tarefa envolve apenas uma etapa operacional para cada arquivo a ser exportado, permite ser feito com bastante concentração.
5-O usuário pode se confundir com a conta memorizada da origem para posicionar o cursor na posição do destino, ou ainda memorizar corretamente, mas posicionar no destino incorreto. Essa etapa se repetirá tantas quantas forem as contas com saldo a ser copiado.
6-O usuário pode se confundir com a conta memorizada da origem para posicionar o cursor na posição do destino, ou ainda memorizar corretamente, mas posicionar no destino incorreto. Essa etapa se repetirá tantas quantas forem as contas com saldo a ser digitado.
7-Pode também se confundir com o valor do saldo memorizado e/ou ainda digitá-lo incorretamente. Essa etapa se repetirá tantas quantas forem as teclas a serem digitadas, uma para cada dígito.
A probabilidade de falha operacional com a atividade 4 (1 interação manual) é muito menor que as atividades 6 e 7 combinadas (6 memorizações e posicionamentos x 10 dígitos a serem teclados) pela menor quantidade de interações manuais.
Monitorar quantidade de falhas e não-incidentes apuradas pelo controle
A conferência é um controle que buscará zerar a possibilidade de envio de saldos incorretos.
Como o risco residual será semelhante em qualquer uma das atividades executadas por conta da conferência, podem parecer equivalentes no mapeamento desse exemplo.
Mas ao monitorar a quantidade de falhas em saldos incorretos capturados pelo controle, a improdutividade gerada por um nível menor de automação tenderá ao plano de substituição por uma atividade mais automatizada.
Monitoramento dos controles além do risco mapeado
O mapeamento de risco pode indicar um risco residual baixo muito mais em função de um controle de boa qualidade. Mas é necessário monitorar o quanto esse controle tem evitado falhas prosseguirem dentro do fluxo do processo: os não-incidentes.
Níveis altos de falhas identificadas pelo controle indicam alto volume de retrabalho e baixa qualidade na execução. Muitos não-incidentes poderão em algum momento se materializar em incidente, principalmente no caso de controles manuais. Esse monitoramento permitirá justificar investimentos no plano de ação que atue diretamente na fonte geradora das falhas.
Essa e outras publicações com reflexões de melhoria contínua em processos e controles em https://www.b3bee.com.br/site/category/melhoriacontinua/ ou cadocs em geral em https://www.b3bee.com.br/site/list/publicacoes/.
Yoshio Hada: sócio administrador da B3Bee Consultoria e Sistemas, licenciando sistemas às instituições financeiras nos temas de dados abertos (Demonstrações Financeiras, Pilar 3 e Canais de Atendimento), CADOC’s (DLI 2062, COS 40XX, Saldos Diários 4111, 5011, ETF 80XX, DF 9011/9061, SVR 9800, ESG 2030, RCP 4076, Pagamentos do Varejo e Canais de Atendimento 6209), FGC405, conversão de layouts (ETL), controle de limites, calendário de obrigações acessórias ou rotinas administrativas, validação e envio de CADOCs.
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