Mapeamento de processos: caso prático com a geração do cadoc 4111 de Saldos Contábeis Diários. No nível mais amplo, um mapeamento permite relacionar a sequência, paralelismo, desvios e retornos nas atividades de um processo. Na sequência, seu detalhamento permitirá embasar a próxima etapa de mensuração de riscos e controles.
Iniciando uma série a partir de um processo de geração desse arquivo, buscamos exemplificar cabendo a cada um transportar à sua realidade em diferentes processos e organizações.
Stakeholders e o que é o cadoc 4111
CADOC é a abreviação de ‘catálogo de documentos’ do Banco Central do Brasil, reportado pelas instituições financeiras fiscalizadas por esse regulador (maiores detalhes em https://www.b3bee.com.br/site/2022/06/22/cadoc-fluxo-essencial-do-compliance-regulatorio/).
4111 é o código atribuído para o novo CADOC a ser reportado diariamente com os saldos contábeis diários do balancete de algumas contas patrimoniais das empresas individualmente a partir da data base de junho próximo (01/06/2023). Maiores detalhes na categoria https://www.b3bee.com.br/site/category/cadoc/4111-informacoes-diarias/ de nosso blog.
Os saldos reportados no 4111 do último dia do mês deverão coincidir com suas respectivas contas do CADOC 4010 do mesmo mês. O 4010 é gerado com os saldos de balancetes da última data base de cada mês.
Particularidades desse cadoc
Frequência maior e prazo menor: Diferente dos demais arquivos mensais já produzidos pela área contábil, sua frequência será diária com prazo limite de entrega de apenas três dias úteis após a data-base.
Janela de produção: Instituições permitindo lançamentos contábeis retroativos no dia seguinte só terão essa data-base fechada na manhã do segundo dia útil consecutivo, nesse caso reduzindo a janela de geração para dois dias.
Processo repetitivo e frequente: a complexidade e volume de dados são baixos, mas sua produção ocupará diariamente uma pequena parte da agenda já concorrida em equipes enxutas. Algumas soluções contábeis gerarão esse arquivo, bastando seus usuários exportarem esse CADOC. Outras soluções nem sempre geram de maneira natural esse arquivo ou seu custo x benefício em implementar trouxe uma demanda para automatizarmos.
Mapeamento de coleta dos dados onde a solução contábil não gera esse CADOC
Elencamos três cenários possíveis para obtenção das informações:
1-Importar os dados de um arquivo digital em seu layout nativo (xls, xlsx, csv, xml ou json) que a instituição já produza e de uso interno já disseminado.
2-Coletar os dados de um arquivo que seja possível ‘copiar’ para ‘colar’ os valores.
3-Digitar os dados a partir da visualização de um arquivo imagem ou PDF sem os dados selecionáveis, onde não é possível ‘copiar’ e ‘colar’ seus dados.
Detalhando os desafios em cada atividade alternativa
Ao organizar as opções de coleta desses dados em alto nível, as três atividades convergem para a mesma conferência e aparentam visualmente serem alternativas paralelas e de fácil migração de uso entre elas. Mas ao detalharmos a operacionalização de cada atividade:
4-O usuário deverá selecionar um arquivo e acionar algum ‘botão’ de importação.
5-O usuário deverá ler e memorizar por breves segundos a conta da origem, copiar seu valor, posicionar na posição da respectiva conta memorizada e colar seu valor. Isso se repetirá na proporção da quantidade de contas envolvidas.
6-O usuário necessita ler a conta e o respectivo valor, memorizar brevemente a conta para posicionar no destino correto além do valor para digitar. Isso se repetirá na proporção da quantidade de contas envolvidas.
7-A digitação envolverá teclar cada dígito e separador decimal dos valores previamente memorizados, repetindo tantas vezes quantos dígitos forem necessários.
Mapeamento de processo: essencial para identificação de riscos e controles
Exemplificamos alguns elementos do mapeamento de processo para geração do cadoc 4111: stakeholders, resultado esperado do processo que é o arquivo, bem como suas particularidades e principalmente a interação entre as atividades e detalhes de sua operacionalidade. No próximo artigo, avançaremos destacando a importância desse detalhamento para definição dos riscos e respectivos controles necessários nesse estudo de caso utilizando nossa avaliação para formatação desse novo CADOC de Saldos Contábeis Diários-4111.
Yoshio Hada é sócio administrador da B3Bee Consultoria e Sistemas, licenciando sistemas às instituições financeiras nos temas de dados abertos (Demonstrações Financeiras, Pilar 3 e Canais de Atendimento), CADOC’s (DLI 2062, COS 40XX, Saldos Diários 4111, 5011, ETF 80XX, DF 9011/9061, SVR 9800, ESG 2030, RCP 4076, Pagamentos do Varejo e Canais de Atendimento 6209), FGC405, conversão de layouts (ETL), controle de limites, calendário de obrigações acessórias ou rotinas administrativas, validação e envio de CADOCs.
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