Já perdeu tempo procurando aquela metade de limão ou cebola dentro da geladeira? Conforme a figura:
1-Apenas quem guardou TALVEZ lembre em qual dos potes foram guardados.
2-Apenas quem guardou TALVEZ garanta que o conteúdo reflete o pote.
3-Independe de quem os guardou, encontrá-los é automático e literalmente ‘transparente’.
Em indicadores como nosso tipo 3 da geladeira não importa quem guardou, pois o indicador por si só é eficaz em identificar onde está a cebola e onde está o limão.
Ser eficaz em retratar as informações é uma importante etapa, mas não encerra em si o motivo de sua existência, que é um indicador provocar ações, caso assim seja necessário.
E no paralelismo com tantas atividades da operacionalidade recorrente, planos de ação de melhoria sem gestão correm o risco de cair no esquecimento. Daí a própria gestão desses planos gerará outro grupo de indicadores relacionados aos prazos de conclusão, que podem ainda ser ampliados para quaisquer tarefas rotineiras também.
Alguns requisitos recomendados para tais soluções:
- Coleta de dados com a menor quantidade possível de interações manuais.
- Cálculo amplamente parametrizável.
- Processo documentado.
- Ampla disponibilização aos interessados na informação.
- Facilidade de interpretação dos resultados.
- Plano de ação decorrente desses resultados, se necessário.
- Gestão do prazo de conclusão dos planos de ação.
Nem sempre disponíveis numa única ferramenta e em geral mesclados com atividades manuais, a produção dos indicadores também necessita de formalização nos processos, pois o conhecimento para tal produção deve ser institucional e não individual.
Em estágios de maturidade inicial e em escopos departamentais mesmo nas organizações mais avançadas, a planilha reina absoluta na produção de indicadores.
Mas em estágios mais avançados, tanto a produção de indicadores como a gestão de planos e tarefas recorrentes evoluem com processamentos automáticos e escaláveis com notificações automáticas por e-mail e escalonamento a superiores, entre outros recursos que não são escopo das planilhas.
Em organizações iniciantes, podemos sempre perguntar a quem guardou a cebola ou o limão na geladeira do indicador 1, luxo não concedido quanto maior for a organização: aí é melhor a transparência do indicador 3, sem depender de quem os guardou. E a eficácia de um indicador não se encerra em sua disponibilização de boa qualidade: se encerra quando produz ações efetivas caso assim for necessário.
Yoshio Hada
Sócio administrador da B3Bee Consultoria e Sistemas, licenciando sistemas dos dados abertos (Demonstrações Financeiras, Pilar 3 e Canais de Atendimento), CADOC’s (DLI 2062, 4010, 5011, 80XX, 9011, 9800), FGC405, conversão de layouts (ETL), controle de limites, controle de obrigações (envio de arquivos regulatórios ou rotinas contábeis-administrativas).