A robustez de seu fluxo de trabalho não é medida pelo ‘caminho feliz’ de condições ideais, pois isso é pré-requisito, mas sim pela capacidade de antecipação de cenários, tratamento de exceções e aderência à política interna da organização.
Se uma ferramenta baseada em software automatiza atividades humanas, faz sentido que ela também adote tais valores na gama de suas funcionalidades. Ilustramos nossa experiência com o projeto DLI, para cada leitor adaptar tal analogia à sua realidade:
1-Caminho feliz
Narrativa contada com todas as condições perfeitas para solucionar um problema, nesse caso, a geração de um novo cadoc (arquivo enviado ao Banco Central pelas instituições financeiras). São poucas etapas de interação humana para gerar esse DLI e espera-se ser quase a totalidade da rotina de trabalho.
2-Gestão não é uma área, são valores.
Gerenciamento de riscos, compliance, controles internos não são áreas: são valores a serem disseminados por todos os colaboradores para aplicação em suas atividades. Não é uma etapa inicial. É uma continuidade. Daí o termo ‘melhoria contínua’. As exceções ocorrerão em menor probabilidade, mas quando ocorrerem, aí sim veremos o grau de preparo e antecipação de cenários para manter o fluxo sem interrupção da melhor forma possível. São as exceções que distanciam a experiência da inexperiência: a escolha está entre já estar previsto para manter continuidade do fluxo ou aprender, talvez a duras penas, na primeira vez que ocorrer.
3-Sistemas são processos
Na medida que ferramentas baseadas em sistemas automatizam atividades humanas, estas deveriam também incluir em suas funcionalidades tais valores de forma nativa, além do básico ‘caminho feliz’. Isso exige um investimento maior de tempo em implementar funcionalidades de tratamentos de exceção, aumento de controles e plano de contingência.
4-Resistência aos controles
Boa parte da resistência na adoção de controles provém do esforço adicional de tempo a ser dedicado pelos colaboradores já sobrecarregados em realizar as próprias tarefas de execução. Mas parte desses controles podem ser automatizados solicitando intervenção manual apenas no caso de exceção às regras previamente parametrizadas: divergências de cálculo ou ainda a variação excessiva de alguns resultados ao longo de uma série histórica podem indicar entrada de dados inadequados, por mais que seus cálculos estejam corretos.
5-Política interna
Mesmo não influindo diretamente nos dados, a ferramenta necessita se adequar à política interna da organização, sem o qual serão necessários controles externos ao sistema para tal adequação, por exemplo, a obrigatória conferência por colaborador que não tenha sido o próprio gerador da informação. O que a ferramenta não faz alinhado à política interna da organização, o usuário terá de fazê-lo por fora.
6-Antecipação de cenários
O DLI apura limites a serem seguidos pelas instituições financeiras, e a margem (diferença entre o valor apurado x seu limite regulatório) não pode ser negativa, a partir do qual será considerada desenquadrada. A geração desse arquivo é o ponto mais prematuro possível de identificação, permitindo a tomada de medidas preventivas, muitas vezes necessitando de meses de antecedência tais como novos aportes de capital ou realocação de sua carteira de produtos. Mesmo havendo outras áreas responsáveis nessa ótica gerencial, quem produz a informação terá condições de detalhar os fatores que estão levando a esse cenário.
7-Vigência e histórico
Manter o histórico de parametrizações vigentes em cada período de cálculo, de possíveis regerações e de manutenções realizadas que permitam posterior trilha da sequência de fatos (log) são funcionalidades mais viáveis que controlá-los em planilhas. Não que sejam impossíveis por planilha, mas enquanto essas versionam e gravam por arquivo, em sistemas esse versionamento pode ser feito no nível mais analítico por informação.
Ferramenta como fluxo de trabalho
Faz sentido que conceitos de gerenciamento de risco, compliance, controles internos, planos de contingência e melhoria contínua se tornem valores reproduzidos nas funcionalidades das ferramentas baseadas em software, uma vez que elas automatizam atividades humanas regradas pela política interna de uma organização.
Além disso, não é o caminho feliz apenas que dita a qualidade dessa ferramenta, mas também seus tratamentos de exceção. Espera-se que sejam raros, mas quando materializados, é aqui que se percebe a facilidade no acionamento de seu plano de contingência em prol da continuidade do fluxo de trabalho e sua robustez antecipando cenários de exceção.
Enquanto o ‘caminho feliz’ é a maioria da rotina de trabalho, as condições de exceção serão raras, mas inversamente proporcionais, serão elas a maior fonte de dores de cabeça: o investimento em tratá-las muitas vezes é tanto ou maior que a própria rotina padrão.
Yoshio Hada
Sócio administrador da B3Bee Consultoria e Sistemas, licenciando sistemas dos dados abertos (Demonstrações Financeiras, Pilar 3 e Canais de Atendimento), CADOC’s (4010, 5011, 2062, 9011), FGC405, conversão de layouts (ETL), controle de limites, controle de obrigações (envio de arquivos regulatórios ou rotinas contábeis-administrativas).